Aplikasi Pendukung untuk VACATION (Virtual Camp for Tahfidz Optimization)

VACATION yang dilaksanakan 24-27 Desember 2020, belum ada benchmarkingnya. Belum ada lembaga tahfidz lain mengadakan virtual camp yang kemudian kita menirunya, yap, belum ada sama sekali.

Akhirnya manajemen/panitia mencoba mengira-ngira, gimana ya caranya, dengan platform yang familiar di sekitar kita (tidak neko-neko) dan dengan waktu yang terbatas, agar tetap bisa menunjang suasana menghafal virtual yang tidak jauh dari suasana normalnya. Walaupun secara nyata, Vacation sejatinya tak bisa menggantikan Tahfidz Camp sebelum masa pandemi. 

Dengan aplikasi-aplikasi di bawah ini, RQ STAN memberanikan diri mengadakan VACATION dengan segala keterbatasan yang dimiliki.

💟 Jumlah peserta = 69

💟 Jumlah musyrif/ah = 9

💟 Jumlah hari = 4

1. Linktree sebagai Platform One Stop Clicked

Aplikasi Linktree menyediakan pohon link. Maksudnya, dengan hanya 1 tautan linktree, ia mampu menghadirkan tombol-tombol yang memuat link menuju ke beberapa aplikasi lain, agar memudahkan tentunya, baik untuk santri maupun untuk musyrif/ah. Berikut gambaran satu tombol untuk semua layanan Vacation tersebut:

Link beralamat bit.ly/vacationrq mengandung link-link yang menjadi cabang, sebagai berikut:

• FAQ = pertanyaan yang sering muncul,
• Link Zoom ikhwan 
• Link Zoom akhwat
• Jadwal kegiatan
• Rekap Setor ikhwan
• Rekap Setor akhwat

2. Dua buah Akun ZOOM dengan Fitur Breakout Room (Pro)

Selain sebagai sarana video conference, Zoom menyediakan fitur breakout room (memecah ruang-ruang tambahan), sehingga talaqqi secara terpisah dapat dilakukan di dalam ruang-ruang tersebut.

Hm... Mungkin ada yang bertanya kenapa harus pakai 2 akun Zoom, jawabnya sederhana = butuh ikhwan dan akhwat agar tidak bercampur di MAIN ROOM of ZOOM. Begini manual santri ketika masuk Room Zoom:

A. Sebelum talaqqi dimulai, Admin membuat breakout room (ruang pecahan/tambahan), misalnya 3 breakout room untuk ikhwan dan 5 breakout room untuk akhwat. Breakout room ini akan berisi antrian santri yang akan setoran kepada musyrifnya. 1 musyrif/ah = 1 breakout room

B. Santri ikhwan masuk ke room ikhwan, santri akhwat juga masuk ke room akhwat. Room pertama ketika masuk ini disebut main room (ruang utama). Main room memungkinkan antar-santri berinteraksi, saling menyemangati, saling bertegur sapa. 

C. Dari main room tersebut, santri dapat memilih ruang pecahan tadi, dengan cara berikut (lihat gambar):

D. Setelah santri masuk ke breakout room, ternyata ada santri yang sedang setoran. Nah, santri dapat memilih ke room lain, atau kalau menggunakan laptop, dapat melihat room dengan jumlah santri paling sedikit, tentu agar antrian setoran hafalan lebih efektif. Nah, santri yang di dalam breakout room harus tahu sudah di urutan berapakah dia sebelum setoran ke musyrif/ah.

E. Ketika setoran berlangsung, WAJIB membuka VIDEO baik musyrif/ah maupun santri, sehingga dapat memaksimalkan praktek talaqqi itu sendiri (agar koreksi bacaan dapat lebih efektif ditemukan).

F. Setelah setoran, santri klik Leave Meeting (meninggalkan meeting untuk menghafal kembali ke mode normal).

3. Google Form Talaqqi untuk Musyrif dan Google Spreadsheet yang Dibagikan ke Peserta

Form talaqqi ikhwan dan akhwat dibedakan, menggunakan Google Form. Ini sangat banyak manfaatnya di antaranya:

• Rekap data untuk pencapaian masing-masing santri (jumlah talaqqi / jumlah halaman),
• Mendukung pemilihan santri terbaik,
• Rekap data untuk memberikan mukafaah/kafalah musyrif/ah
• Sarana evaluasi atas efektivitas talaqqi (jam setoran yang sepi, yang ramai, surat-suratnya apa saja, dll.),

Hasil rekap form tersebut dapat diakses secara bebas di dalam linktree. Hal ini mirip dengan lembar mutabaah, hanya saja ini lebih vulgar/terbuka. Tujuannya adalah:

• sarana cek ricek hasil pengisian form oleh musyrif/ah,
• menjadi sarana motivasi bagi santri-santri lain ketika merasa kurang semangat, termasuk hasil rekap form ikhwan bisa dilihat akhwat, dan juga sebaliknya. 

4. Grup Whatsapp Diramaikan dengan Chat Nasehat dan Penguat setiap Masuk Momen Setoran

Yang tidak masuk ke dalam Linktree adalah grup whatsapp. Ya, memang karena semua peserta VACATION sudah masuk secara otomatis ke dalam grup tersebut, dan di pembukaan telah disampaikan: bahwa seluruh jalur komunikasi akan diupdate melalui grup. Grup ini dapat diisi dengan:

• Nasehat memghafal, agar tetap semangat, dapat berisi pula referensi-referensi metode menghafal secara efektif,
• Video atau link-link video motivatif,
• Reminder (mengingatkan) untuk mematuhi aturan, termasuk reminder dari materi pembukaan atau materi yang terlewat disampaikan.
• Pengumuman-pengumuman, misalnya: nama-nama santri yang berkomitmen pada jam setoran sekian. Hal ini membantu juga agar santri diingatkan: "oh saya sudah komitmen pada jam sekian akan setoran." 

5. Info Lain disampaikan via Google Slide atau Website RQ STAN

Ini adalah aplikasi sekunder, namun penting untuk dicantumkan ke dalam Linktree, yaitu Google Slide materi pembukaan agar santri aware terhadap jadwal dan kiat-kiat untuk menghafal virtual. Selain google slide, website juga berperan agar meringkas penyampaian informasi, yang sifatnya masih berlaku untuk setelah Vacation, contohnya FAQ. Hm... siapa tahu FAQ ini bermanfaat juga buat Vacation berikutnya (bahkan bisa ditambahin lagi isinya).

------------------------

Sejatinya artikel ini dibuat agar bisa menjadi referensi bagi siapapun, hm.. bisa jadi Rumah Quran atau lembaga tahfidz lain, agar dapat memaksimalkan talaqqi secara virtual. 

Yang menjadi tantangan dalam penerapan teknologi virtual bukan pada pemilihan platform, melainkan lebih kepada bagaimana membangun culture/kebiasaan untuk lancar bervirtual. Admin perlu sadar dan sabar dalam membimbing, baik kepada santri maupun kepada musyrif/ah. Manual/teknis perlu disosialisasikan sedetail mungkin step-by-step dan rencana juga perlu disusun secara berlapis, bila perlu (plan A, B, C, dan seterusnya).

Sebagai contoh: Pada hari pertama salah satu akun Zoom mengalami kendala, maka admin perlu segera membuat rencana pelapis, jangan sampai ikhwan atau pun akhwat tidak ada setoran atau malah memakai solusi yang tidak tepat sasaran. Nah, saat itu keputusannya adalah dengan menyatukan Zoom ikhwan dan akhwat. Resiko kebingungan santri perlu diinformasikan via chat dan updating link perlu dilakukan di Linktree. Pada sisi ini, kita membutuhkan technology awareness dan kecekatan dalam bertindak.

Nah demikian,

Semoga dapat bermanfaat...

Allahummarhamnaa bil Qur'aan

📖 Rumah Quran STAN 📖

======================

👥 Fb: Rumah Quran STAN

🌐 Web: rumahquranstan.com

📷 IG : stanruqun_

💌 gg.gg/infoDonasiRQSTAN

🎞️ Youtube: bit.ly/youtubeRQ